文件控制管理规定6条内容

电子文件管理制度规定

一、目的：为了确保公司计算机网络能够安全流畅运行，电子化文件能够被正确使用和常态管理，提升整体工作效率，特制定此制度。

二、适用范围：本制度涵盖公司内电子文件的编制、审批、传递、反馈、归档及作废等全过程管理。

三、职责分配：

1. 行政部：负责公司网络系统的建立、维护及各部门计算机的日常维护管理。

2. 各部门：按照本制度执行相关电子文件的管理规定。

四、管理内容和要求：

1. 操作系统及应用软件的设置：必须在行政部技术人员的许可或指导下，方可进行软件安装与卸载。

2. 网络软件的建立与应用：公司电子文件的传输程序随操作系统自动启动，禁止任何部门或个人擅自更改。

3. 网上邻居的管理：各部门在服务器中设立专用文件夹，对文件进行分类归档。

4. 电子文件的管理：

（1）电子文件管理需遵循质量体系文件、技术资料及质量记录等相关控制程序的规定。编制时，文件格式需为“.txt”或“.doc”等。

（2）电子文件的发放应通过邮件系统，并需加盖专用电子印章或电子签名方为有效。

（3）各部门收到电子文件后，需及时给予回复。

（4）做好电子文件的收发登记工作，明确文件夹的专用性，作废文件需及时由使用者删除。

（5）电子文件的更改需经编制部门申请、提交“文件更改申请单”，经品质管理小组审核及管理者代表批准后，由品质管理小组统一进行更改。

（6）文件发放部门需定期检查文件的有效性，并填写“电子文件有效性检查记录”。

5. 质量体系文件的控制：

（1）电子文件应遵守《质量体系文件和资料控制程序》《质量记录控制程序》的要求，以“电子文件为主，纸质文件为辅”。

（2）计算机中涉及质量管理体系的文件夹及文件命名需规范，避免使用数字、字母代号及个性化名称，以防文件混乱、丢失或被误删。

（3）对于保密或授权文件，需进行文档加密并明确标识。

6. 计算机网络安全：每台计算机需安装正版杀毒软件，并定期查毒杀毒。对保密电子文件，需进行加理。